QR-Rechnung für Reinigungsunternehmen: Was Sie wissen müssen

Seit Oktober 2022 ist die QR-Rechnung der einzige gültige Einzahlungsschein in der Schweiz. Für Reinigungsunternehmen bedeutet das: Wer Rechnungen per Post oder E-Mail verschickt, muss diese im neuen Format ausstellen.

Was ist die QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung ersetzt die bisherigen orangen und roten Einzahlungsscheine. Sie enthält einen Swiss QR Code, der alle Zahlungsinformationen maschinenlesbar kodiert – Betrag, Empfänger, Referenznummer und Mitteilung.

Für Ihre Kunden bedeutet das: Sie scannen den QR Code mit ihrer Banking-App und die Zahlung wird automatisch ausgefüllt. Keine Tippfehler, keine falschen IBAN-Nummern.

Was brauche ich dafür?

Um QR-Rechnungen ausstellen zu können, benötigen Sie:

• Eine Schweizer IBAN (bei einer Schweizer Bank oder PostFinance)
• Die korrekten Empfängerdaten (Name, Adresse)
• Eine Software, die das QR-Rechnung-Format unterstützt

Ein wichtiger Hinweis: Nicht jede Buchhaltungssoftware unterstützt das Schweizer QR-Rechnung-Format. Viele internationale Tools kennen den Swiss QR Code nicht und können keine gültigen Rechnungen ausstellen.

Häufige Fehler bei der QR-Rechnung

1. Falsche IBAN-Länge Schweizer IBANs beginnen mit CH und haben 21 Stellen. Überprüfen Sie die Eingabe sorgfältig.

2. Fehlende Adressangaben Der QR-Rechnung-Standard verlangt vollständige Empfänger- und Zahlerpflichtangaben. Postfach-Adressen allein reichen nicht.

3. Kein MwSt-Ausweis Als mehrwertsteuerpflichtiges Unternehmen müssen Sie auf der Rechnung Ihre MwSt-Nummer und den Steuerbetrag ausweisen. Das QR-Rechnung-Format allein macht Ihre Rechnung nicht mehrwertsteuerkonform.

4. Referenznummer nicht korrekt Die QR-Referenznummer hat 27 Stellen und muss eine gültige Prüfziffer enthalten. Falsch generierte Referenznummern führen zu abgelehnten Zahlungen.

So macht es Sparkd

Sparkd generiert QR-Rechnungen automatisch im korrekten Schweizer Standard. Sie geben Auftrag, Betrag und Kundenadresse ein – die Software erstellt die Rechnung mit korrektem QR Code, gültigem MwSt-Ausweis und prüfzifferkorrekter Referenznummer.

Die Rechnung können Sie direkt per E-Mail versenden oder als PDF herunterladen. Ihre Kunden zahlen mit einem einzigen Scan.

---

Haben Sie Fragen zur QR-Rechnung in Sparkd? Kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen bei der Einrichtung.